Comment améliorer le temps de travail en entreprise ?

Gérer le temps en entreprise est d’une importance capitale pour la productivité. En tant qu’entrepreneur, être débordé ou réaliser des tâches répétitives peut être très dangereux pour la performance de votre société. Pour réduire le stress, être plus serein et pouvoir se dégager du temps en entreprise, certains outils doivent être adoptés. Il n’existe pas de solutions miracles, cependant, certains outils peuvent largement vous faciliter vos tâches du quotidien.

Amélioration du temps de travail : définissez vos objectifs

Pour pouvoir optimiser votre temps en entreprise, vous devez absolument commencer par définir vos objectifs. Vous devez commencer par lister vos priorités et les objectifs que votre entreprise devra atteindre pour savoir quels seront les points à améliorer et la direction à suivre.

Établissez une liste de vos objectifs quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels pour définir quelles seront vos priorités sur le long terme et améliorer votre productivité. Lorsque vous listez vos priorités, classez toutes vos actions selon leur niveau : urgente, importante et facultative.

Il ne s’agit pas d’écarter certaines tâches, mais plutôt de les réaliser selon un ordre de priorités pour gagner du temps. De cette façon, vous pourrez mieux vous organiser. Les ressources humaines, la gestion du flux opérationnel, du travail collaboratif, tous les aspects devront être étudiés clairement. Grâce à cela, non seulement vous saurez quel cap tenir, mais vous motiverez également vos troupes et éviterez la procrastination.

Vous connaissez vos objectifs et le temps que vous avez pour les atteindre. Vous n’aurez donc plus le droit de les remettre à plus tard. Grâce aux outils et logiciels que vous utiliserez, vous serez en mesure d’atteindre plus facilement les buts fixés, mais aussi de mesurer votre productivité et l’efficacité de vos stratégies.

Un logiciel RH pour optimiser la productivité de vos collaborateurs

Les entreprises ont chacune leurs besoins pour améliorer la gestion de leur temps et leurs activités, selon leur taille et leurs objectifs. Néanmoins, elles se rejoignent plus ou moins toutes sur un point : la gestion des ressources humaines est le moyen le plus efficace pour optimiser sa productivité.

Ainsi, il est nécessaire de se décharger des tâches répétitives et inutiles afin de se concentrer réellement sur les points les plus stratégiques. Pour les PME, les ressources humaines sont particulièrement chronophages et stressantes.

Bien que nous utilisons déjà des outils tels qu’Excel dans la gestion des congés et absences, les plannings horaires, le suivi des temps et des activités des collaborateurs, le calcul des heures supplémentaires et les dossiers du personnel, ils sont aujourd’hui obsolètes et demandent énormément de temps.

Pour automatiser toutes ces tâches, les outils SIRH tels que kiwiHR sont actuellement les plus fiables en la matière. Vous pouvez alors économiser plus de 20 % du temps que vous passez habituellement à suivre le travail de vos collaborateurs et gérerez tous les aspects de vos ressources humaines en toute efficacité et sérénité. Vous gérerez ainsi notamment la gestion documentaire et les divers indicateurs RH.

Vous pourrez maîtriser sans difficulté les absences et les congés, les dossiers des salariés, les onboardings pour motiver les nouvelles recrues et trouver un excellent indicateur de performances de vos ressources humaines. Comme vous passez moins de temps sur les tâches peu importantes, vous en aurez assez pour vous concentrer sur les priorités et réaliser vos objectifs. Sachant que le logiciel est intuitif, il peut être utilisé par vos collaborateurs depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Gérer la productivité de votre PME

Peu importe votre domaine d’activité, vous vous devez absolument de garder un œil sur la productivité de vos équipes. Il s’agira de faire un suivi de la productivité des travailleurs, la manière dont les tâches sont distribuées et le temps de production.

Un outil de gestion de projet est l’idéal, au vu de son aspect collaboratif. Le fonctionnement de ce type d’outil assez simple : il s’agit de faire une ou plusieurs listes de vos tâches et idées, sous forme de cartes, afin de suivre le cheminement de leur réalisation, qui en est responsable.

Vous pouvez partager ces cartes avec vos collaborateurs, fixer les échéances selon vos besoins, faire usage d’étiquettes, etc. Vous pouvez même les organiser selon votre ordre de priorité en y ajoutant toutes les informations nécessaires pour gérer votre flux de projet.

La gestion du travail collaboratif, incontournable

Vous souhaitez améliorer la communication interne de votre entreprise ? Vous avez le choix entre de nombreuses plateformes de communication collaborative en ligne, dont les plus connus et les plus efficaces sont notamment Slack ou encore Rocket Chat.

Grâce à leurs fonctionnalités, les collaborateurs d’un même groupe peuvent échanger plus rapidement et ainsi faciliter la réalisation de leurs tâches. Ces outils collaboratifs conviennent parfaitement aux PME et leur permettent de passer des appels vocaux et/ou vidéos, d’envoyer des messages ou des fichiers sur un canal public ou en privé, créer des groupes et ainsi de suite. Bien plus agréable et facile à gérer que les mails, votre travail en équipe s’en trouvera vite amélioré.

Gérer ses mots de passe efficacement

Lorsque vous gérez plusieurs comptes en même temps, vous pouvez très vite vous perdre au milieu de tous ces mots de passe à retenir. Si vous utilisez plusieurs appareils en même temps, c’est-à-dire ordinateurs, tablettes et smartphones, vous pouvez très vite vous emmêler les pinceaux et perdre un temps précieux à les rechercher à chaque fois.

Le plus judicieux est de faire appel à un logiciel de gestion de mots de passe. Il ne s’agit pas uniquement de vos mots de passe, certains outils peuvent conserver toutes vos coordonnées : bancaires, adresse mail, et toutes sortes d’informations que vous partagez sur le web.

Vous n’imaginez pas le temps que vous gagnerez à ne pas chercher vos coordonnées à chacune de vos connexions. Elles seront toutes centralisées sur une seule et même plateforme sécurisée qui n’utilisera qu’un mot de passe central.

Lorsque vous vous connecterez sur une plateforme, cet outil générera automatiquement le mot de passe assigné à votre compte sur le site. Vous pourrez rajouter et retrouver tous vos mots de passe en toute facilité.