Dans le milieu professionnel comme dans le domaine de l’enseignement et de la recherche, les séminaires permettent d’approfondir des sujets grâce à l’intervention d’experts en la matière. De plus en plus, les collectivités et les associations en organisent autour de sujets culturels, politiques et d’histoire pour les particuliers. L’organisation est très simple à condition de suivre toutes les étapes.

Trouver des sponsors

Organiser une journée de conférence a un certain coût. La location de la salle, le repas, les pauses café, les hébergements des invités et éventuellement l’emploi d’une équipe de tournage vidéo font vite monter la facture. Or, fixer un prix d’entrée ne permet pas souvent de couvrir tous ces frais. Le sponsoring permet d’élargir considérablement votre budget. Il s’agit d’acteurs publics ou privés qui vont financer une partie des factures en échange d’une bonne visibilité lors de votre évènement.

Invitez des conférenciers

D’une part, le choix du sujet est primordial puisqu’il s’agit de vous positionner en référence dans un domaine d’activité bien précis. Proposez un thème innovant et évitez tous ceux qui ont déjà été traités. D’autre part, il est important de trouver les meilleurs intervenants, ceux qui font autorité en la matière et qui sont d’excellents communicants pour intéresser le public. Sur internet, des spécialistes de l’évènementiel proposent de vous mettre en relation avec des conférenciers et des personnalités connues dans de nombreux secteurs d’activité.

Trouvez un lieu idéal

Choisir une salle de conférence avant même de savoir le nombre de personnes présentes ce jour-là est très compliqué. La salle doit se présenter en amphithéâtre pour permettre à la fois aux conférenciers et au public d’être confortablement installés. Le lieu doit être équipé d’un éclairage et d’un matériel de projection et de sonorisation pour que les interventions puissent se dérouler dans de bonnes conditions. Il est également nécessaire de prévoir un autre espace destiné aux rencontres, à la présentation des sponsors ainsi qu’à la restauration. De nombreux centres d’affaires sont adaptés à ce type d’évènements.