3 questions à vous poser avant de changer d’ERP

Quelle que soit la taille de votre structure (TPE, PME ou grande entreprise), il arrive toujours un moment où votre système de gestion semble atteindre ses limites. Pour autant, la décision de changer d’ERP (Enterprise Resource Planning) n’est pas à prendre à la légère. Il s’agit en effet d’une décision stratégique qui, si elle est mal prise, peut avoir des répercussions catastrophiques sur le bon fonctionnement de votre entreprise. Voici donc les trois questions que vous devez absolument vous poser avant de vous décider à migrer vers une nouvelle solution.

Le besoin de changement est-il justifié ?

Cette première étape est sans nul doute la plus importante. Trop d’entreprises décident encore de changer de PGI (Progiciel de Gestion Intégré) sans pouvoir clairement expliquer leurs motivations. Le point de départ de toute décision doit se faire par la formalisation détaillée de vos besoins. La meilleure des choses à faire pour y parvenir est de constituer des groupes de travail au sein de votre organisation. Chaque service clef de votre entreprise doit ainsi être représenté au cours de vos réunions d’information ascendante. Par la suite, une étude approfondie des besoins remontés par chacun de vos collaborateurs doit être faite. Très souvent, une simple refonte des processus de fonctionnement internes de l’entreprise peut suffire à couvrir plus de 80 % de ses besoins avec son ERP actuel. La question peut alors se poser de l’intérêt de basculer vers une nouvelle solution qui impliquera de lourds investissements (coût, migration, formation des utilisateurs, etc.).

ERP Open Source ou propriétaire ?

Pourquoi investir dans des licences coûteuses, alors qu’il existe des solutions d’ERP Open Source gratuites ? Nous ne pouvons bien évidemment pas répondre à cette question à votre place. Chaque solution (propriétaire ou libre) possède ses propres avantages et inconvénients. Ce choix dépendra donc directement de vos compétences en interne et de ce que vous attendez d’un éditeur en matière de support. Pour clarifier les choses, retenez qu’avec un ERP propriétaire, vous serez accompagné à chaque étape de votre projet et bénéficierez d’une assistance aux utilisateurs en cas de problème. En contrepartie, avec une solution Open Source, ce sera à vous de mener à bien chaque action entreprise et vous ne disposerez que dans de très rares cas d’un support technique. Toutefois, de par leur code ouvert, les ERP Open Source peuvent offrir davantage de souplesse en cas de besoins spécifiques (développement de nouveaux modules par exemple).

Quelle solution de progiciel de gestion intégré retenir ?

Une fois votre décision de changement prise, il vous reste à choisir vers quelle solution vous orienter. Et là encore, beaucoup d’entreprises commettent l’erreur de ne pas suffisamment prendre le temps de tester les ERP avant d’arrêter leur choix. Bien entendu, il n’est pas nécessaire d’essayer toutes les solutions PGI du marché (ce serait d’ailleurs impossible au vu de l’offre existante). Mais il peut être intéressant de retenir deux ou trois solutions que vous allez mettre en concurrence en les comparant. A ce titre, la plupart des éditeurs de progiciels ERP d’entreprise proposent des versions de démonstration de leurs solutions. N’hésitez donc pas à bien les tester pour être certain qu’elles répondent correctement aux besoins exprimés dans votre cahier des charges.